회사 사규 작성법 작성목록

회사가 어느 정도 규모로 커지게 되면 꼭 필요한 것 중 하나가 회사 내의 규칙, 사규입니다. 처음 1~2명만 있는 경우에는 그렇게까지 필요가 없을 수도 있으나, 일정 규모 이상으로 회사가 커지기 시작할 경우 규정에 대한 부분은 반드시 정리를 하고 넘어갈 필요가 있습니다. 구체적으로 사규가 무엇인지, 그리고 어떤 내용을 담아야 하는 지를 소개해 드릴게요.

 

사규란?

사규는 회사 내외에서 지켜야 할 규범이나 원칙 등을 문서화하는 것을 말합니다. 사규가 어떤 범위까지 포괄해야 하는지에 대해서는 다소 이견이 있긴 하나 크게 경영, 구매, 인사, 총무, 회계에 관련된 부분으로 나누어볼 수 있습니다. 각 부서별 또는 공통적으로 지켜야 할 일종의 가이드라인이라고 보시면 되며, 해당 규정에 위배되는 행동을 할 경우 징계 등의 조치가 이루어질 수도 있습니다. 회사 내에 사규가 존재한다면 한 번쯤은 면밀히 확인을 해 두시는 것이 좋습니다. 거꾸로 회사 규모가 상당히 커진 상태임에도 사규가 없다면, 그것도 나름대로 문제가 될 여지가 큽니다.

 

 

1. 경영 관련

여기서의 경영은 회사 전반을 아우른다는 의미가 큽니다. 정관과 취업규칙이 대표적인데요. 우선 정관은 법인을 설립함에 있어 필수가 되는 서류로, 회사의 목적, 상호, 발매한 주식의 정보, 소재지, 공고 방법(주로 신문 등) 등이 담겨 있습니다. 그 이외에도 회사 운영에 있어 기본이 되는 내용이라면 사회 통념 및 헌법, 법률 등을 위반하지 않는 선에서 담을 수도 있습니다.

 

취업규칙은 상시 근로자가 10인 이상일 경우 의무로 작성해야 하는 서류로, 주로 근로 계약과 근로 조건 등을 기초로 하여 근로 상황 전반에 대한 내용을 기술한 문서를 말합니다. 작성된 취업규칙은 고용노동부에 신고하도록 되어 있습니다. 취업규칙에 위배되는 근로계약 조건은 상당한 문제를 불러올 수 있으므로, 해당 내용을 면밀히 검토하여 문제가 되지 않도록 신중히 작성할 필요가 있습니다.

 

이외에 감사 및 이사회와 관련된 규정도 여기에 포함할 수 있는데요. 감사와 이사회 규정의 경우 근로자와 직접 연관이 있다기 보다는 주주와 밀접히 연관된 부분이므로, 보통 개별 업무보다는 경영 관련 규정으로 취급하고 있습니다.

 

2. 구매 관련

여기서의 구매는 "구매 파트에서 진행하는 구매"를 말하며, 회사의 매출에 직접적으로 연관되는 자재, 재료, 반제품 등의 구매를 지칭합니다. 소모품, 비품 등의 구매는 뒤의 총무 관련 부분에서 다루게 됩니다.

 

회사에서는 생산 또는 중간 유통의 목적으로 원자재, 재료, 반제품, 완제품 등을 구매하게 되는데, 이를 어떠한 원칙에 따라 구매 결정해야 하는지, 구매한 물품을 어디에 보관하는지, 생산은 어떠한 절차에 따라 진행하는지, 그리고 어떻게 최종 판매 및 출고를 진행하는지 등을 규정해야 합니다. 원칙이 없이 이와 같은 업무를 진행하면 매번 다른 절차, 다른 비용, 다른 기간 등 수많은 변수에 직면하게 되므로 장기적으로 매우 비효율적인 결과에 맞닥뜨리게 될 것입니다.

 

이를 위해 구매 관리 규정을 작성하여 구매, 생산, 보관, 판매, 출고 등 구매 파트의 업무를 종합적으로 관리하는 것이 좋습니다. 이 업무들은 완전히 별개의 것들이 아닌 유기적으로 이어진 과정에 놓여있는 업무들이므로, 굳이 업무별로 규정을 쪼개서 작성하는 것보다는 하나로 합쳐두는 것이 더 유리합니다.

 

3. 인사 관련

인사는 채용, 업무 분장, 교육, 근로 조건, 인사평가 및 상벌, 복지 혜택 등 다양한 분야를 포괄하고 있습니다. 다른 회사의 규정을 보실 기회가 있으실 지는 모르겠는데, 인사 관련된 규정이 유독 긴 경우가 많습니다. 어떻게 보면 당연한 것일 수도 있는데, 각 업무들이 워낙 다양성이 많고, 법률 등의 변경을 반영해야 되는 부분도 많으며, 무엇보다 근로자에게 직접 연관이 된 부분이 많다 보니 빠뜨리는 부분 없이 최대한 모든 것을 담아야 하기 때문이죠.

 

인사 관련된 내용은 인사 관리 규정이라는 큰 틀 안에 담는 경우가 일반적입니다. 위에서 말씀드린 대로 포함할 내용이 많기 떄문에 상당히 방대한 규정이 되는 것이 보통입니다. 이 안에는 채용 절차, 근로계약의 기준, 임금 책정과 협상, 퇴직금, 사내 근무에 대한 내용, 승진과 포상, 징계, 인사 고과 평가, 복지 혜택(휴가, 상여금, 위로금, 기타 복지) 등이 빠짐없이 들어가도록 구성해야합니다. 물론 인사 관리 규정이 현재 존재하는 근로기준법 등의 관련 법규를 초월하거나 위반해서는 안 될 것입니다.

 

 

4. 총무 관련

총무는 아무거나 다 하는 곳이라는 부정적인 인식이 자리 잡힌 곳이지만, 실제로는 회사의 가장 기초가 되는 부서라고 보는 것이 합당한 시각일 것입니다. 어느 회사에 가도 총무 부서가 없는 곳은 없으며, 총무가 각 부서의 업무를 서포팅하는 역할을 잘 수행하고 있음은 모두가 아실 겁니다. 보통 각 업무에 대한 규정은 각 부서에서 작성 및 관리를 하는 것이 맞지만, 실제로는 총무 부서에서 담당하고 있는 경우가 많은데요. 직접 작성은 하지 않더라도 규정의 작성에 대한 일종의 규범을 제공하는 역할을 하기도 합니다.

 

이 때문에 가장 먼저 눈에 띄는 것이 바로 "문서 관리 규정"입니다. "사규" 역시 "문서"의 한 종류이기 때문에 이를 "문서 관리 규정"에 포함하여 규정을 작성하는 원칙과 방향성을 제시하는 것이 보통입니다. 중요도에 따라 아예 "사규 관리규정"을 만들어 두는 곳도 있죠. 그 외에 총무 업무에 대한 일반적인 방향성과 방법을 규정하는 것들이 있습니다. 차량 관리 규정, 인감 관리 규정, 소모품 및 비품 관리 규정, 위임 전결 규정(업무 결재), 보안 관리 규정 등이 대표적이며, 사실 이 규정들은 총무 뿐만 아니라 각 부서에서도 인지하고 참고해야 할 규정들이기도 하죠. 그래서 사규를 작성할 때 총무 관련 규정이 보통 제일 먼저 작성되는 것이 일반적이라는 점도 알아두세요.

 

5. 회계 관련

마지막으로 회계에 관련된 규정이 있습니다. 회사에서는 급여 지급, 물품 및 자재 구매, 판매관리비 등 정말 다양한 경로에서 비용 지출이 발생하고, 또 반대로 수익이 이루어지고 있습니다. 그리고 이를 실제로 담당하는 곳이 바로 회계 부서이죠. 아무리 뛰어난 업무 능력으로 매출을 발생시키고 비용을 최소화하더라도, 실제로 이를 금액 처리하는 회계 부서에서 실수가 발생한다면 아무런 의미가 없게 됩니다.

 

이 때문에 회계의 업무 처리는 상당히 경직되어 있으며 또한 엄격하게 관리되고 있습니다. 회사의 업무는 유연하게 이루어지는 것이 보통 좋긴 하지만, 회계나 안전, 생산에 관련된 부분에서는 반대인 경우가 많죠. 특히 회계 업무는 단돈 1원이라도 맞지 않는 경우 세무 조사 등의 문제로 이어지기 때문에 더욱 주의를 기울여야 합니다. 이를 위해 회계 부서에서의 업무를 총괄하여 규정한 "회계 관리 규정"이 필수적인데, 비용의 입금과 지불 절차, 회계 문서와 프로그램 처리, 회계 보고서 작성 등에 대한 내용을 주로 담고 있습니다. 내용이 너무 방대할 경우 핵심이 되는 내용을 사규로 작성한 후, 매뉴얼 등으로 구체화하는 방법이 있습니다.

 

마치며

지금까지 회사 내의 규정인 사규에 대해 간단히 살펴보았습니다. 사규가 중요하다는 것은 다들 인지는 하고 있어도, 정작 어떤 부분부터 작성하고 지켜나가야 할 지에 대해서는 고민이 많으실 겁니다. 정관이나 취업규칙에 대해서는 변호사 또는 컨설팅을 통해 어느 정도 진행이 가능하지만, 사규까지 맡기기에는 약간 무리가 있죠. 왜냐하면 사규는 각 회사의 업무 진행 상황을 상세히 알고 맞춰나가는 과정이 필요한데, 대행 기관에서 이 부분까지 모두 체크하기는 힘들기 때문이죠.

 

다행히 이전에 비해 최근에는 사규 작성을 위한 다양한 참고 자료들이 많이 나와 있습니다. 특히 사람인 등의 사이트에서는 사규 작성을 위한 틀을 제공하고 있어, 각 회사의 사정에 따라 변형하여 완성하면 되도록 잘 구성이 되어 있습니다. 다만 사규 역시 규정이기 때문에 그 의미가 명확히 확정 지어질 수 있도록 명확한 용어와 문구를 바탕으로 작성되어야 하는 점은 인지하셔야 합니다.

 

마지막으로 사규 작성을 위해 참고가 될 만한 사이트를 소개해 드리는 것으로 마치겠습니다. 사람인 사이트는 로그인이 필요하며 무료로 받으실 수 있습니다. 비즈폼 사이트는 유료로 받으실 수 있습니다.

회사사규 | 회사 서식 184개 무료 다운로드 - 사람인

 

2020 회사규정 비즈폼 매거진: 시즌/이슈