회사 휴대폰 사용 요금의 실무 처리 방안

회사에서 업무 목적으로 휴대폰을 사용하는 것은 거의 필수라고도 할 수 있는데요. 개인의 휴대폰을 쓰기도 하고, 회사 차원에서 휴대폰을 개통하여 지급할 수도 있습니다. 이처럼 사용하는 방법은 여러 가지가 있을 텐데, 과연 어떤 방법으로 회사에서 업무 목적으로 휴대폰을 이용하게 하는 것이 좋을지 알아보겠습니다.

 

휴대폰의 경비 인정 유무

회사의 운영에는 급여, 임대료, 판매관리비, 소모품비, 리스료 등 다양한 비용이 필요합니다. 비용의 수준은 각기 다르더라도 업무 수행에 필수불가결한 요소라는 점에 대해서는 크게 이견이 없으실 텐데요. 휴대폰 요금 역시 마찬가지입니다. 직원 간, 거래처 간, 공무 등을 위해 전화 통화를 해야 할 일이 발생하게 되며, 이를 위해 사내 유선전화 또는 휴대폰을 이용하게 될 것입니다. 당연히 휴대폰 요금 역시 업무 비용 중의 하나이므로 경비로 처리할 수 있습니다.

 

 

휴대폰의 경비 인정 범위

문제는 여기서부터입니다. 비용 발생의 성격상 휴대폰 요금이 경비로 인정받을 수 있다는 것은 분명한데, 과연 어디까지 경비로 포함할 것인지에 대해서 말이죠. 휴대폰의 명의가 어디로 되어 있는지, 또한 전체 휴대폰 요금 중 어디까지 경비로 인정받을 수 있을 것인지에 대해서 살펴보겠습니다. 아무래도 휴대폰 명의를 기준으로 설명드리는 것이 제일 나을 것 같습니다.

 

1. 휴대폰 명의가 사업자(법인, 개인)

크게 고민할 부분이 없는 상황인데요. 일단 휴대폰의 개통 명의가 사업자(법인, 개인) 일 경우 업무용 휴대폰이라는 것이 명확히 확인이 가능한 부분이므로, 경비로 전부 인정받을 수 있습니다. 보통 회사 휴대폰이라고 하면 이 경우를 말하며, 개통 후 일부 사원에게 지급하고 있습니다. 지급 대상은 회사에 따라 차이가 있겠으나, 보통 영업직 사원에게 많이 주는 편이죠.

 

2. 휴대폰 명의가 직원(개인)

말 그대로 개인이 가지고 있는 휴대폰을 회사 업무에 사용하는 경우인데요. 아무래도 모든 직원에게 회사 휴대폰을 개통하여 지급하는 것은 무리가 있다 보니, 보통 이와 같은 방법으로 업무를 진행하시게 될 겁니다. 그러다 보니 전화 통화에 사용되는 비용을 직원 개인이 부담해야 하는 문제가 발생하기도 합니다.

 

과연 이 경우 경비로 인정을 받을 수 있을까요? 결론부터 말씀드리면, 현실적으로 거의 불가능하다고 볼 수 있겠습니다. 이는 경비 처리의 조건을 생각해 보면 쉽게 답이 나오는데요. 회사에서 사용한 비용이 경비로 인정을 받으려면 합당한 증빙이 필요합니다. 진짜로 업무에 사용된 부분인지를 확인하는 과정인 것이죠.

 

직원 A의 휴대폰 요금이 이번달에 5만 원이 나왔다고 가정해보죠. 이 중에서 회사 업무에 사용한 것은 얼마일까요? 전화 통화를 한 시간을 일일이 추려 요금을 역산하는 과정이 필요한데, 현실성이 떨어집니다. 사용 시간을 계산하는 것도 문제이고, 진짜 그 계산이 맞는지 확인할 명확한 근거도 없습니다. 그렇다고 이 증빙 하나를 위해 통신기록을 조회해 볼 수도 없는 노릇이죠.

 

그나마 위의 내용은 전화 요금이 종량제일 경우에나 가능합니다. 통화 무제한 요금을 월 5만 원에 사용하고 있는 경우라면, 과연 얼마를 경비로 계산해야 할까요? 저 5만 원에는 단순히 통신 요금만 들어간 것이 아니라 기본료를 포함한 부가 비용도 들어가 있어 정확히 분할 계산할 수가 없습니다.

 

결국 개인이 자신의 휴대폰을 사용하여 업무를 진행한 경우, 업무에 사용한 부분을 따로 계산하여 경비로 인정받는 것은 사실상 불가능합니다. 현실적이지 못한 방법이죠. 대신, 휴대폰 지원금 지급 규정 등 사내에서 별도의 규정을 만들어 매월 일정 금액을 업무 진행 목적으로 지급하는 방법으로는 처리가 가능합니다. 당연히 그 지원 수준은 사회 통념에 비추어 보았을 때 적정한 금액이어야 합니다.

 

 

마치며

결국 휴대폰 요금의 처리 방법은 크게 2가지로 결론나게 되었습니다. 회사 명의로 개통하거나, 개인에게 지원금을 지급하는 방식으로 말이죠. 일반적으로 기업에서는 2가지 방식을 혼합하여 사용하게 되는데요. 어차피 이와 관련된 내용은 99% 영업직 사원에게 해당되는 내용이다 보니, 다수의 휴대폰을 개통할 필요도, 지원금을 많이 지급할 필요도 없긴 합니다.

 

마지막으로 회사 명의의 휴대폰을 개통할 때 주의할 점이 있어 같이 설명드리고자 합니다. 회사 명의의 휴대폰은 일반 소비자들의 것과는 달리 할인이나 적립 적용이 대부분 되지 않습니다. 요금 자체가 비싸기도 하고요. 그래서 한 달에 사용할 것으로 예상되는 통화량을 계산하여 적합한 요금제로 설정을 해 두시거나, 아니면 아예 종량제로 설정해 두는 방안이 추천됩니다. 그리고 그 외의 사내에서의 통화에서는 되도록 휴대폰보다는 내선 전화를 이용하도록 이야기해 두는 것이 좋습니다.