경조사비에 대한 비용 처리는 가능할까?

인사, 총무, 회계팀에서 고민할 만한 부분 중 하나가 바로 경조사비입니다. 분명 비용 처리를 위해서는 적법한 증빙 서류가 필요한데, 경조사비에 대해 법적인 증빙 서류를 받는 것이 현실적이지 못한 경우가 대부분이기 때문이죠. 하지만 회사와 관련이 있는 자에 대한 경조사 참석 및 현금 지급은 관례적으로 이루어지는 상황이고, 과연 어떻게 처리를 하는 것이 맞을까요?

 

상황에 따른 차이

보통 경조사는 크게 결혼식과 돌잔치, 부고 등 3가지 정도로 볼 수 있습니다. 그 대상은 회사 임직원일 수도 있고, 거래처 등의 지인일 수도 있죠. 따라서 이번 설명에서는 경사(결혼식, 돌잔치)와 조사(장례식)로 나누어 설명을 드리겠습니다. 각 상황별로 허용되는 금액과 필요한 서류, 처리 방법을 소개해 드릴 테니 확인해 주세요.

 

경사(결혼식, 돌잔치)

결혼식이나 돌잔치와 같은 경사에 대해서 현물(꽃)을 주거나 축의금(현금)을 하게 되는데요. 당연히 가까운 사람이면 큰 금액을, 가까운 사람이 아니면 적은 금액을 사용하게 될 것입니다. 일반적인 회사에서는 상황별로 누구에게 얼마의 금액을 지급할 것인지에 대한 자체 규정을 두고 있는 것이 보통이므로, 여기에 대해서는 따로 언급하지는 않고 넘어가겠습니다. 결국 중요한 것은 세무 관점에서의 금액이니깐요.

 

1. 임직원

일단 세무상으로는 사내 임직원에게 지급하는 건에 대해서는 별도의 법조항을 두고 있지는 않습니다. 사내 규정 등에 따라 정해진 바를 지급하고 복리후생비로 처리한다면 크게 문제삼지는 않겠다는 것이죠. 다만, 사회적으로 허용 가능한 금액이어야 한다는 암묵적인 인정 범위는 존재합니다. 예를 들어 직원 결혼식에 1억을 냈다고 하고 이를 복리후생비로 처리해 버린다면, 누가 봐도 탈세를 목적으로 한 행위라고 생각하겠죠? 추후 세무 조사 과정에서 경조사비(복리후생비)로 인정받지 못할 경우 그 비용은 해당 임직원에 대한 상여금으로 처리되어, 소득세를 포함한 세금을 따로 납부해야 하는 불상사가 생기게 됩니다. 세금은 세금대로 내야 하고, 직원은 직원대로 불편해지는 상황이 오게 될 것입니다.

 

2. 거래처 직원

그렇다면 거래처 지인에 대한 결혼식이나 돌잔치로 축의금을 냈다면 어떻게 될까요? 일단 회사의 직원이 아니기 때문에 복리후생비가 아닌, 접대비로 인정됩니다. 다만, 사내 임직원에게 지급하는 것과 달리 비용의 한계가 20만원으로 정해져 있습니다. 게다가 주의할 점은 만약 21만 원을 냈다고 가정하면, 20만 원만 인정하고 1만 원이 인정을 못 받는 게 아니라, 21만 원 전체가 접대비로 인정을 못 받는다는 점입니다.

 

왜 이런 결과가 나오게 된 걸까요? 일단 접대비로 인정받기 위해서는 적당한 증빙이 있어야 합니다. 카드전표나 세금계산서 등과 같은 법적 증빙이면 좋겠으나, 경조사에서 이런 것들을 기대하는 것은 현실적이지 않죠. 청첩장, 돌잔치 초대장, 모바일 초대장 등과 같은 서류로 대체하여 증빙하게 되는데, 이건 엄밀히 따지면 법적인 증빙은 아닙니다. 정리하면 20만 원 이내일 경우에는 법적 증빙이 아니더라도 유연하게 넘어가 주는 것일 뿐, 20만 원이 넘는 순간 아예 법적 증빙이 없는 것으로 판정하여 비용 처리 자체를 부정하는 것입니다. 오히려 20만 원 이내 건에 대해서 처리를 가능하게 해 준 세무서에 대해 감사를 표해야 할 부분인 것입니다.

 

중요한 부분은 또 있습니다. 단순 지인 등이 아닌, 거래처 또는 업무와 관련된 분야의 관계자 등에 대한 경사여야만 인정받을 수 있으니 이 부분도 주의하셔야 합니다. 해당 증빙과 함께 얼마를 지급하였는지에 대한 내용을 지급대장 등으로 작성하여 준비해두면 좋습니다. 

 

조사(장례식)

그나마 앞의 결혼식과 돌잔치 등과 같은 경사에서는 어떻게든 해당 경사가 개최되었다는 청첩장이나 초대장이라도 있겠지만, 장례식에 대해서는 이러한 증빙 방법이 전무하죠. 그래서 약간 더 완화된 적용을 하고 있습니다.

 

1. 임직원

임직원 본인 또는 지인의 장례식에 대해서는 마찬가지로 사내 규정에 근거, 복리후생비로 지급 후 비용처리를 하면 됩니다. 날짜, 지급 금액 등과 같은 기본적인 내용을 적는 대장을 마련해 두면 되겠습니다. 또한 지나치게 높은 금액을 지급했다고 작성한 경우, 위와 마찬가지로 상여금을 지급한 것으로 추후 판단되어 추징당할 수도 있기 때문에 사회 통념상 허용 가능하다고 생각하는 금액을 적정히 산정하여 지급하시면 됩니다.

 

2. 거래처 직원

보통 장례식에 대한 내용은 통화나 문자 등으로 오는 것이 일반적이므로, 청첩장이나 초대장 등과 같은 갖추어진 적당한 증빙 서류는 받기가 어렵습니다. 그래서 조사의 경우에는 현실적인 부분을 고려하여 건당 20만원까지는 별도의 증빙 서류 없이도 접대비로 지급이 가능하도록 허용하고 있습니다. 하지만 20만 원에서 조금이라도 초과되는 경우, 앞의 경사와 마찬가지로 경비로 인정받을 수 없기 때문에 한도를 정확히 알고 지급해야 합니다.

 

비록 서류 등은 받지 못하더라도 지급을 했다는 내역에 대해서는 엄격히 관리해야 합니다. 지급일, 지급 대상, 지급 금액 및 방법 등에 대한 내용을 지급 대장으로 작성하여 관리하면 됩니다. 그리고 문자 등으로 부고 소식을 받은 경우에는 해당 내역을 캡쳐하여 인쇄해 두면 증빙 처리에 도움이 될 것입니다.

 

마치며

오늘 설명드린 내용은 세무에 관련된 내용이었지만, 정작 정확히 알아야 하는 부서는 인사와 총무팀일 것입니다. 사내 임직원에게 지급하든, 거래처 관계자에게 지급하든 결국 지급을 하는 곳은 인사 총무 부서이기 때문이죠. 지금까지 설명해 드린 내용을 깔끔하게 처리하기 위해서는 지급한 내역을 정리할 대장(장부)과 경조사에 대한 사내 규정이 준비되어야 하겠죠? 크게 어려운 부분은 아니기 때문에 미리 준비해 두면 문제없이 처리가 가능할 것입니다.