PC 노트북 소프트웨어 구매 및 관리 방법

오늘 소개해 드릴 부분은 당연하면서도 의외로 잘 안 지켜지는 부분 중의 하나입니다. 바로 소프트웨어 관리에 대한 것인데요. 여기서의 관리는 최초 구매부터 사용 방침, 관리 방침 등 소프트웨어에 관련된 모든 것을 포함하고 있습니다. 어떤 방식으로 처리를 해 나가면 좋을지 소개해 드릴게요.

 

소프트웨어의 종류

PC나 노트북을 활용하여 업무를 진행할 때 필요로 하는 소프트웨어는 꽤나 다양한 편인데요. 운영체제, 워드프로세서, 디자인 프로그램, 동영상 프로그램, 3D 프로그램, 압축 프로그램, 회계 프로그램 정도가 일반적인 범주에 포함됩니다. 추가로 업무 환경에 따라 ERP 기반의 관리 프로그램을 활용하기도 합니다.

 

소프트웨어 구매 및 관리는 매우 중요합니다

 

1. 운영 체제

조립 또는 완제품 형태의 PC나 노트북을 구동하게 하는 가장 기본이 되는 OS를 말합니다. 대부분 MS에서 배포하는 Windows를 활용할 것이며, 일부 디자인 또는 동영상 관련 업무를 진행하는 경우에는 Mac OS를 활용합니다. 어차피 소프트웨어를 구매하는 경우를 생각해보면 Mac OS는 해당이 없으므로 여기에서는 Windows만 소개하겠습니다.

 

Windows는 현재 10 버전까지 출시가 된 상황이지만, 머지 않아 업데이트가 중단되고 새로운 운영 체제로의 변경이 예정되어 있습니다. 그래도 10 사용자에게는 이후 버전으로의 전환을 무료로 제공할 예정이므로 크게 걱정은 안 하셔도 되겠습니다. 2021년 10월에 Windows 11 출시가 예정되어 있으므로, 추가 구매 예정이 있으시다면 아예 11이 나온 후 11을 구매하시는 것이 관리가 편할 수도 있습니다.

 

현재 Windows는 CD 형태와 온라인 키 2가지 방식으로 구매가 가능하며, 어떤 방식으로 구매하든 간에 OS 설치 키를 시트로 정리해 놓는 것이 가장 편합니다. 결국 정품을 인증하는 것은 해당 키이므로, 각 PC별로 설치 키를 배분하여 설치한 후, 이를 리스트화하여 구매 일자, 설치 일자, 정품 키, 버전 등을 기록해두면 편하게 관리가 가능합니다.

 

2. 워드프로세서

업무 진행 과정 중에서 흔히 사용하는 워드프로세서 프로그램은 크게 3가지가 있습니다. MS에서 제작 배포하는 MS Word와 MS Excel, 그리고 한컴에서 사용하는 아래한글 프로그램이죠. 세 프로그램 모두 특정 상황에서 사용하면 편한 부분이 있으므로 모두 이용하는 경우가 많습니다.

 

우선 MS Excel부터 소개하겠습니다. 보통 리스트나 시트에 정리해 놓는다고 하면 바로 Excel을 말하죠. 데이터 관리와 분석에 탁월한 프로그램이기에 아무리 전산화가 잘 되어있는 경우라 하더라도 Excel의 사용은 필수적입니다. 오히려 Excel과 상호 연결이 되도록 아예 프로그램 개발 단계부터 작업을 해 두는 경우도 많죠. 타 기업과 데이터 관련 내용을 주고받을 때도 사용하므로 Excel이 없다면 업무 기본 진행조차 불가능한 경우가 많으니 필수로 준비해 두어야 합니다.

 

마찬가지로 MS에서 제작한 워드프로세서 프로그램인 Word도 많이 사용합니다. 기능만 놓고 보면 단문 또는 장문, 보고서, 공문 등 어디에나 이용이 가능한 전천후 프로그램으로, 대부분의 국내 및 국외 회사에서 사용하고 있어 호환성이 매우 뛰어납니다.

 

위의 두 MS 프로그램은 사용하는 방법이 여러가지가 있습니다. 하나는 CD 또는 온라인 키를 활용하는 것으로, 설치한 컴퓨터 정보, 설치 키, 설치 일자, 버전 등을 리스트로 만들어 관리하면 되겠습니다. 다른 하나는 구독 방식의 Office 365를 사용하는 것으로, 마찬가지로 키와 계정을 리스트로 만들어 관리하면 편합니다.

 

일부 컴퓨터에서는 한글과컴퓨터에서 만든 아래한글을 설치하여 사용하는 경우도 있습니다. 일반적으로는 Word를 활용하는 것이 보통이지만, 일부 기업 및 공공기관에서는 아래한글을 이용한 문서 공유를 하는 사례들이 제법 있기 때문인데요. 그래서 모든 컴퓨터에 설치하기보다는, 주로 인사, 총무, 회계 등 공공기관의 공문서를 참조하여 업무를 진행하는 부서들에서 많이 활용하고 있습니다.

 

정품 소프트웨어 설치가 필수

 

3. 디자인 프로그램

디자인 프로그램은 Adobe에서 제작 배포하는 Photoshop과 Illustrator 2가지가 대표적이죠. 가격이 비싼 반면 Crack키가 인터넷에 돌아다니고 있어 불법으로 다운로드하여 사용하시는 분들이 많지만, 기업 운영의 측면에서는 바람직하지 않습니다. 예전에 비해 정품 가격이 많이 내려갔으며, 또한 구독 버전으로 저렴하게 구매하여 사용하실 수도 있게 되면서 부담이 많이 줄어들었습니다. 디자이너의 경우 두 프로그램을 같이 사용하는 경우가 대부분이므로 두 개를 하나로 묶어 정품 인증 키와 사용 컴퓨터, 버전 등을 리스트화해 두는 것이 편합니다.

 

4. 압축 프로그램

윈도우에서 기본으로 제공하는 압축 기능을 활용한다면 별로 문제가 될 것은 없습니다. 하지만 업무 편의를 위해 알집 등의 별도 압축 프로그램을 활용하는 경우에는 주의가 필요합니다. 알집의 경우 개인 이용은 무료로 제공하지만, 기업 등 상업 영리 목적으로 활용하는 경우에는 유료 버전을 별도로 배포하고 있습니다. 알집에서 개인과 기업 PC를 따로 구분할 방법이 없어 별로 문제삼고 있지는 않으나, 추후에는 충분히 문제가 될 여지가 있는 내용이니 주의해 주세요.

 

소프트웨어 관리

개별 소프트웨어 소개에서 대략적으로 언급해 두었는데요. 전체적인 틀에서는 차이가 없습니다. 소프트웨어를 기업에서 사용할 때는 반드시 정품 인증 키를 필요로 하므로, 프로그램별로 구매한 키를 리스트업하여 관리하시면 되는데요. 보통 기업에서는 Windows, Excel, Word, 아래한글, Photoshop, Illustrator 정도를 사용하므로, 각 프로그램 소프트웨어별로 엑셀 리스트를 만들어 설치 키, 설치 버전, 설치 컴퓨터 위치, 설치 날짜 등 정보를 정리해 두는 것이 좋습니다. 또한 삭제와 설치 등이 진행되는 경우에는 반드시 리스트를 업데이트해 두는 것이 필요한데요. 키 하나가 컴퓨터 1대와 연결되는 경우가 대부분이므로, 업무 편의를 위해서는 반드시 정리를 잘 해두는 것이 좋습니다.