접대비 의미와 경비 처리 범위

오늘 소개해 드릴 내용은 접대비에 대한 부분입니다. 접대비는 인사, 총무, 회계, 영업이 모두 관여된 부분이라고 할 수 있는데요. 접대비 자체는 영업 부서를 위한 것이긴 하지만, 실제 집행을 하는 것은 총무나 인사 부서인 경우가 많으며, 마지막에 세법상의 처리를 하는 곳은 회계 부서가 됩니다. 오늘은 이 접대비의 의미, 그리고 어디까지 인정받을 수 있는 것인지에 대해 간단히 살펴볼까요?

 

 

접대에 대한 인식

접대비라고 하면 사실 부정적인 어감이 좀 있는 것은 사실입니다. 우리나라의 접대 문화가 유독 안 좋은 방향으로의 인식이 많고 실제로 아니라고 부정하기도 어려울 만큼 과거의 접대는 심각한 문제 중의 하나였습니다. 특히 방법에 대해서 논란이 많았는데, 주로 유흥업소, 클럽 등 퇴폐성이 짙은 곳으로의 지출이 사실 많았습니다. 그러다 보니 세법을 아는 사람이 아니고서야 "접대"라는 단어에 대해 좋게 생각할 요소가 전혀 없죠.

 

그나마 접대에 대한 인식이 지금은 조금은 개선되었습니다. 업체 간에 만나 간단히 차나 식사를 하는 것만으로도 충분히 과거의 접대를 대체할 수 있을 만큼 개인과 회사의 인식이 많이 변하였습니다. 사업을 하면서 이 정도의 교류 정도는 솔직히 없을 수가 없는 것이 맞으니까요. 자연히 접대비에 대한 정부의 정책 및 법규도 점점 개선이 되어 가고 있으며, 비용, 적용 범위, 한도, 조건 등 다양한 시각에서 엄격하게 접대비에 대한 구분 및 세법상의 적용이 이루어지고 있습니다.

 

그리고 접대비가 꼭 나쁜 것은 아닌 것이, 세법상 접대의 범위에는 경조사 등을 포함하고 있다는 점이죠. 거래처의 지인과 관련된 경조사가 발생한 경우에 축의금과 조의금, 또는 선물 등을 보내게 되는데, 이런 부분은 사회 통념상 관례인 것으로 보기 때문에, 세법에서도 접대의 한 항목으로 보아 관리하고 있습니다. 물론 증빙을 위한 서류는 갖춰야겠지만요.

 

 

접대의 의미

여기서의 접대는 업무 진행을 위한 선물, 식사, 기타 물품 등을 거래처에 제공하는 일체의 행위를 말합니다. 여기에는 경조사(결혼식, 돌잔치, 고희, 칠순, 장례 등)에 대한 일금, 선물 등을 전달하는 것도 포함하고 있습니다. 타 업체의 도움으로 거래가 잘 이루어지고 회사의 수익이 발생한 경우, 혹은 다양한 방법으로 수익에 준하는 도움을 받은 경우 이에 대한 감사의 마음을 표시하기 위한 것으로 보면 됩니다. 어떻게 보면 일종의 거래라고도 할 수 있겠는데, 그 행위가 기업 간 세금계산서 등으로 이루어지는지, 아니면 접대 등의 행위로 진행되는 지의 차이라고도 볼 수 있습니다. 이러한 행위를 하기 위해 사용된 회사의 자금을 접대비라고 명명하는 것이죠. 회계상, 세법상 모두 접대비라는 용어로 많이 사용하고 있습니다.

 

 

접대비의 조건

접대비는 일단 조건을 따져 보아야 합니다. 실제로 접대 행위에 사용된 것인지 아닌지를 말이죠. 예를 들어 회사 내에서 자체적으로 회식을 한 비용을 접대비로 마감할 수는 없는 것이겠죠? 세무조사를 받는 경우 특히 접대비는 엄격하게 보는 부분인 만큼 정확한 용도로 사용된 접대비인지를 확인해 두어야 합니다.

 

1. 법정지출증빙은 필수

접대비의 세무 처리를 위해서는 적정한 법정지출증빙을 필요로 합니다. 기본적으로 1만원 이상의 금액에 대해서는 카드전표, 현금영수증, 세금계산서 등의 법적 증빙요소를 필수로 지참해 두어야 합니다. 간이영수증은 1만원 미만인 경우에만 허용되며, 그 이상은 허용되지 않습니다. 증빙이 없는 경우 해당 지출이 무엇을 위한 지출인지 명확히 확인할 방법이 없기 때문에 세무서에서 엄격히 필요 서류를 구비하도록 하고 있습니다.

 

2. 경조사에는 예외가 적용

거래처 지인의 결혼식이나 장례식에 가면 축의금과 조의금을 내게 됩니다. 아까 설명드린 대로 경조사에 지출하는 비용 역시 접대비로 처리가 가능한데요. 문제는 이와 같은 경조사에 참석하여 현금영수증이나 계산서를 받을 수도 없고, 그렇다고 카드 결제를 할 수도 없는 노릇이죠. 국세청 역시 이와 같은 부득이한 경우를 고려, 예외 규정을 마련해 놓았습니다.

 

경조사비의 지출에 대해서는 건당 20만원까지는 접대비로의 처리를 인정하며, 위의 법적증빙서류를 지참하지 않아도 되도록 허용하고 있습니다. 대신, 경조사에 사용하였던 지출이 맞는지에 대해서는 나름대로 증명을 해 두어야 합니다. 청첩장, 부고 문자, 기타 경조사의 발생과 관련된 서류를 함꼐 준비하여 두고, 해당 건에 대해 날짜와 장소, 관련 인물, 상세 사항을 관리 대장 등으로 정리해 두는 것이 좋습니다. 세무 조사에서 이와 같은 내용만 갖춰져 있다면 대부분 관례적인 것으로 보고 넘어가고 있습니다.

 

 

접대비의 인정 한도

접대비 항목으로의 처리는 무한정으로 가능한 것이 아닙니다. 특히나 증빙 과정이 불투명할 가능성이 높은 접대비 항목에 무제한 한도를 부여할 경우 자금 세탁, 탈세 등의 목적으로 활용될 여지가 높기 때문이죠. 접대비는 그 특성상 수익으로 볼 수가 없어 부가가치세 불공제 항목이므로 주는 쪽, 받는 쪽 모두 잘못된 방향으로 처리를 하는 것이 현실적으로 가능합니다. 당연히 엄격한 증빙 요건을 마련하여 규제를 하고 있지만, 양 측에서 작정하고 내용을 숨기고 접대비용 처리를 하면 솔직히 찾기 힘든 것이 사실입니다.

 

이에 따라 국세청에서는 접대비의 한도를 정해놓았습니다. 무분별한 접대비로의 지출을 막고 엄격히 관리해 나가기 위함으로 보시면 되는데요. 크게 일반한도와 추가한도 2가지로 나누어 볼 수 있으며, 이 두 가지를 합한 금액이 최종 접대비의 인정 한도가 됩니다.

 

1. 기본 한도

기본 한도는 연간 1,200만원(월 100만 원)입니다. 사업자(기업)의 과세 기간이 1년(12개월)이 안 되는 경우, 해당 과세기간의 월수를 계산하여 적용하면 됩니다. 과세기간이 10개월이면 1,000만 원의 기본 한도가 적용되겠죠? 단, 2020년부터 중소기업의 경우에는 접대비의 기본 한도가 3배인 연간 3,600만원(월 300만 원)으로 적용된다는 점을 알아두세요.

 

기본 한도 = 1,200만 원(중소 3,600만 원) * (당해 사업 월수 / 12)

 

2. 추가 한도

추가 한도는 아래의 계산식을 그대로 따르면 됩니다. 기점은 100억원, 500억 원이며, 총 3가지 경우에 따라 접대비의 추가 한도 금액이 설정됩니다. 현재 코로나19 사태로 인해 접대비의 한도가 한시적으로 오른 상태이기는 하나, 언제 종료될지 모르는 한도 상향이므로 여기에서는 기존의 원칙에 따라 정리하였습니다.

 

매출(수입)액	추가 한도 계산 방법
100억 이하	총 매출액의 0.3%
100억 초과~500억 이하	2천만원 + 총 매출액의 100억을 초과한 금액의 0.2%
500억 초과	6천만원 + 총 매출액의 500억을 초과한 금액의 0.03%

 

3. 최종 한도

위의 기본 한도와 추가 한도를 더한 금액이 총 접대비 한도가 됩니다. 예를 들어 중소기업이 50억의 매출을 올렸다고 가정하면, 총 5,100만원의 접대비 한도를 가지게 되는 것이죠. 반면에 600억의 매출을 올린 대기업이라면, 7,500만 원의 접대비 한도를 가지게 됩니다.

 

# 50억 매출의 중소기업

A. 기본 한도 = 3,600만원
B. 추가 한도 = 50억 * 0.3(%) = 1,500만 원
C. 최종 한도 = 3,600만 원(A) + 1,500만 원(B) = 5,100만 원(C)

 

# 600억 매출의 대기업

A. 기본 한도 = 1,200만 원
B. 추가 한도 = 6,000만 원 + (100억 * 0.03(%)) = 6,300만 원
C. 최종 한도 = 1,200만 원(A) + 6,300만 원(B) = 7,500만 원(C)

 

상품권 접대에 대해서

접대의 방법은 앞서 보여드린 대로 식대나 선물 제공, 경조사비 지출 등의 여러 가지 것들이 있는데요. 이와 같은 방법은 카드 전표와 영수증을 확인해 보면 대략 어떤 목적의 접대였는지를 확인하는 것이 가능합니다. 그런데, 접대를 상품권을 제공하는 방법으로 하면 어떻게 될까요?

 

상품권은 유가증권이긴 하지만, 실제로 선물의 목적으로도 흔하게 사용되는 방법 중 하나죠. 국세청 역시 상품권 제공의 접대 방법을 인정하고 있습니다. 하지만, 한 가지 생각해 볼 점이 있는데요. 다른 방법은 구체적으로 무엇을 구매했는지를 확인할 수 있어 증빙이 가능하다고 하면, 상품권은 일단 현금을 상품권으로 바꾼 것에 불과합니다. 즉, 해당 상품권을 실제로 거래처 접대 목적으로 사용했는지, 집에 가다가 마트에 들려 초밥과 치킨을 사 먹었는지 도통 알 방법이 없다는 것이죠. 상품권을 준 다음, 거래처에게 자신들이 준 상품권을 어디에 썼는지 증빙 서류를 다시 전달해 달라고 할 수도 없죠.

 

결국 상품권을 접대비로 사용할 경우 더욱 엄격한 관리가 필요하다는 결론에 도달하게 됩니다. 일단 상품권을 접대에 사용하겠다는 계획서를 마련해 두는 것이 좋습니다. 주로 사내 지출/지급 결의서, 품의서 등의 양식이 활용됩니다. 다음으로는 실제 지급한 내역을 지급 대장의 형태로 마련해 두는 것이 좋습니다. 언제, 누구에게 얼마의 금액을 지급하였는지를 말이죠. 만약 추후 세무 조사에서 상품권을 누구에게 주었는지 명확히 밝히지 못할 경우, 대표자가 그 상품권을 가지고 간 것으로 처리될 수도 있습니다. 이 경우에는 기업이 대표에게 상여를 지급한 것으로 취급되므로, 세무 신고를 잘못한 것으로 추징을 당하게 될 것입니다.

 

구매 방법 역시 매우 중요한데요. 일반인의 경우 인터넷을 통해 현금 결제와 카드 결제의 방법으로 상품권을 구매할 수 있지만, 기업(사업자)이 접대비 목적으로 사용하고자 하는 경우 무조건 카드결제만 허용됩니다. 이는 세법상 부득이 어쩔 수 없는 부분이긴 한데, 접대비 목적의 상품권 구매에 한해서는 무조건 신용카드 구매만 허용하고 있기 때문입니다. 최소한 상품권의 구매 상황만큼이라도 적격 증빙이 이루어질 수 있도록 신용카드로 한정한 것으로 보입니다.