업무 이메일 작성 방법과 예절

오늘은 그 동안 했던 이야기와는 조금 다른 부류의 것을 설명드리고자 합니다. 바로 이메일에 대한 것인데요. 업무 진행을 위해 상호 의견을 전달하는 목적으로 사용되는 이메일은 전화, 메시지, 카카오톡 등 다른 통신 수단과 함께 중요한 역할을 담당하고 있습니다. 이메일 작성 시 주의할 만한 사항이 무엇일지를 알아보겠습니다.

이메일의 목적

본격적인 이야기를 하기에 앞서 우선 왜 이메일이 중요하며, 이메일을 사용하는 목적이 무엇인지를 간단히 언급하고자 합니다. 요즘 업무 진행을 위한 소통 수단으로는 전화를 기본으로 하여 메시지, 카카오톡 등이 사용됩니다. 전화는 타 업체 또는 비교적 정중한 요청을 해야 할 경우에 사용하며, 메시지나 카카오톡은 서로 소통을 많이 하여 친한 사이이거나 사진, 동영상 등의 전송을 통하여 확인을 해야 할 경우, 기타 사전 협의된 업무 진행 건 등에 사용하게 됩니다.

 

그렇다면 이메일은 어떤 경우에 사용할까요? 다른 수단만으로는 내용을 정확히 전달하기 어려운 사항이 있어 명확한 글로 전달하는 것이 효과적인 경우, 격식있는 내용 전달이 필요한 중요 업무 건의 경우, 중요 문서 또는 대용량의 파일 전송이 병행되어야 하는 경우, 다수의 인원에게 동시에 전달해야 하는 경우 등이 해당하겠네요. 사내에서 제공하는 전용 이메일을 사용하는 경우도 있으며, 일반 소기업의 경우 개인 메일을 사용하기도 합니다. 이는 업무 환경에 따라 다른 부분이니 여기에서는 넘어가겠습니다.

 

이메일 작성 방법

이메일은 크게 제목, 첫 인사말, 본문, 마무리 인사말, 서명, 첨부 파일 등 6개의 영역으로 나누어 볼 수 있겠습니다. 이메일은 단순 발화가 아닌 글로 명확하게 작성하는 문서 형태인 만큼, 어느 정도 예의와 격식에 맞는 구조 및 표현을 사용하는 것이 좋습니다. 맞춤법 역시 틀린 부분이 없는지 검토하고 발송을 진행하는 것이 좋습니다. 이메일을 대충 작성해서 보내는 경우, 받는 상대에게 불편함을 줄 수 있고 본인 회사의 이미지가 가벼워 보이는 느낌을 줄 수 있어 좋을 것이 없습니다.

 

1. 이메일의 제목

이메일을 받는 상대가 가장 먼저 확인하는 것은 바로 제목이죠. 다수의 이메일이 목록 다운되어 있는 상태에서 발신인과 제목만 한 줄로 표현되기 때문입니다. 이메일의 제목은 이메일의 내용과 방향성을 미리 확인할 수 있는 척도가 되며 또한 상대에게 있어 업무 중요도를 판단하는 기준이 되기 때문에, 명확하게 작성하는 것이 좋습니다.

 

예를 들어 상호 협의된 거래 건에 대한 견적서를 작성하여 보내는 이메일이라면, 지금 보내는 메일에 견적서가 포함되어 있다는 내용을 제목만으로도 알 수 있게 전달해야 합니다. "~의 건"과 같은 형태로 깔끔하게 갈음하여 보내는 것이 일반적이며, 해당 표현이 일본식 표현이라는 지적이 있다보니 "~를 전달드립니다" 등과 같이 문장 형태로 수정하여 발송하는 것도 최근에는 많이 보이고 있습니다. 맨 앞에 명확한 표시를 위해 회사명 또는 관련 제품 명칭 등을 같이 병기하는 것도 괜찮은 방법입니다.

# (주)가나다 견적서 전달의 건
# (주)가나다 초콜릿 상품 견적서를 전달드립니다

 

2. 이메일의 첫 인사말(서두)

보통 첫 인사말(서두)에서는 이메일을 보내는 본인이 누구인지에 대해 명확히 언급합니다. 처음 메일을 보내는 사이라면 당연히 적어야 누구인지 알 수 있겠죠? 수 차례 메일을 주고 받아 서로 누구인지 아는 사이라 하더라도, 메일에서만큼은 해당 내용을 빼 먹지 않고 포함하여 보내는 것이 좋습니다. 아무래도 비즈니스를 위한 이메일이다 보니, 최소한의 격식은 지켜주는 것이 좋습니다. 회사 이미지에도 좋은 영향을 미치기도 하고요.

 

첫 인사말에서는 어떤 회사의 누구인지를 밝히고, 짧으면서도 정중한 문구를 사용해 주는 것이 좋습니다. 서로 많이 본 사이라 하더라도, 인사말 만큼은 서로 처음보는 사이인 것처럼 예의를 갖추도록 합시다. 발신인의 직급이나 직함은 써도 되고 쓰지 않아도 됩니다.

# 안녕하십니까, OOO 팀장님. (주)가나다 영업팀 OOO (과장) 입니다.

 

3. 이메일의 본문

본격적으로 이 메일을 왜 보냈는지를 설명해야겠죠? 상대가 메일의 제목을 통해 어느 정도 메일의 방향성은 예상을 하겠지만, 그래도 최대한 자세하게 내용을 설명하는 것이 좋습니다. 다만 자세하게 쓰라는 것이 메일을 장황하게 쓰라는 것과는 다르다는 점은 인지하셔야 합니다. 문장 자체는 깔끔하게 쓰되, 내용을 빼놓지 말라는 것이죠.

 

예를 들어 이전에 상호 협의했던 견적 내용에 대한 견적서를 작성하였고 이를 전달드리며, 해당 내용에 대한 확인과 검토 후 이상이 없음을 확인해 주도록 요청하는 메일을 쓴다고 가정하죠. 어느 하나라도 빼 놓게 되면 받는 상대가 혼동이 올 수 있으므로 반드시 모든 내용을 깔끔하게 정리하여 메일을 전달하는 것이 좋습니다.

 

파일 등이 첨부되어 있다면, 상대가 미처 확인을 하지 못할 수도 있으므로 파일을 첨부하였다는 내용도 정확히 명시해 주어야 합니다. 별도의 기한을 정하는 것이 유리한 업무인 경우에는 일자에 대해서도 정확히 언급을 해 주는 것이 좋습니다.

# 지난 6/21에 귀사와 당사가 협의하였던 거래 건에 대한 견적서를 작성하여 첨부하였습니다. 초콜릿 상품을 포함하여 총 15종 제품에 대한 수량별 가격이 포함되어 있습니다. 견적서를 확인하신 후, 오류가 있거나 추가 협의가 필요한 부분이 있다면 6/24까지 메일 또는 전화로 연락주시면 감사하겠습니다.

 

4. 마무리 인사말

마무리 인사말은 특별한 내용은 없으며, 이미 메일 서두에서 인사말을 전했으므로 간단히 한두 문장 정도로 정리하는 것이 좋습니다. 부탁 또는 사과 등의 내용을 한 번 더 언급하고 싶으면 이를 추가하는 것 정도는 괜찮습니다. 오히려 너무 장황하게 인사를 하게 되면 메일에서의 신뢰감을 떨어뜨리는 부작용이 발생하기도 합니다.

# 잘 부탁드리겠습니다. 감사합니다.
# 불편드려 대단히 송구합니다. 감사합니다.

 

5. 서명

여기서의 서명이라 함은 보내는 사람의 이름, 직급, 연락처, 이메일, 회사 주소 등을 말합니다. 보통 이메일을 보면 본문 맨 하단에 이에 대한 내용이 포함되어 있는 경우가 많으며, 문자 형태로 직접 작성하거나 명함 이미지 원본을 JPG 형태로 포함하여 놓는 것이 일반적인 방법입니다. 이메일을 받은 사람이 추가적인 연락을 해야 할 필요성이 있을 경우 이 서명을 보고 확인할 수 있으며, 또한 본인이 누구인지를 다시금 알리는 일종의 예의이기도 하다고 생각하시면 되겠습니다. 서명은 제가 사용하던 방식을 가공하여 예시로 만든 것이며, 해당 형태로 작성하면 크게 이상한 부분 없이 사용하실 수 있습니다.

# 문자 형태
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주식회사 ABC
OOO 팀장
서울특별시 구로구 디지털로29길 29, 1001호
사무실 : 012-345-6789  휴대폰 012-345-6789
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# 문자 형태(영문 버전)
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Many Thanks,
HyeJin Kim
ABC Co.,Ltd.
# 1001, 29, Digital-ro 29-gil, Guro-gu, Seoul, South Korea
Office : +82-12-345-6789  Mobile +82-12-345-6789
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6. 첨부 파일

이미지나 동영상 파일, 문서 파일 등 다양한 첨부 파일이 존재할 수 있는데요. 일단 어떤 파일이든 간에, 파일의 이름을 정확히 편집하여 보내는 것이 좋습니다. 과거 대학교 조별 과제에서 보내듯이 abc 등과 같은 이상한 파일명으로 보내는 것은 대단한 실례입니다.

 

문서 파일이라면 특별한 경우를 제외하고는 PDF와 같은 편집 불가능한 형태로 수정하여 보내는 것이 좋습니다. 문서 유출의 위험도 있고, 추후 상대가 해당 문서를 편집하여 악용할 여지도 있기 때문이죠. 대신 일반 워드나 엑셀, PPT 파일 등을 PDF로 변환할 때 일부 글씨가 깨지거나 이상하게 보이는 현상이 생길 수 있으므로, 변환된 PDF의 내용도 정확히 검토를 하신 후에 보내는 것이 좋습니다.

 

파일을 여러개 보내야 하는 경우, 또는 용량이 큰 파일을 보내는 경우에는 압축을 해서 보내도록 합시다. 이 때 주의할 점은 알집의 사용은 자제하는 것이 좋다는 것입니다. 알집 라이센스는 개인 사용은 무상으로 허가하지만, 비즈니스 용으로 사용할 경우에는 별도의 비용을 지불하여 해당 라이센스를 구매하도록 하고 있습니다. 하지만 이를 잘 모르는 회사의 경우 압축 확인을 위해 은연 중에 불법으로 이를 사용하게 될 수도 있습니다. 이제는 윈도우 내에서 자체 압축 모듈을 지원하고 있으니, 이 기능을 활용하여 압축을 진행하도록 합시다.