총무 파트 업무 종류 업무분장 정리

각 기업은 인사, 총무, 회계, 영업, 자재, 개발, 생산, 마케팅, 디자인 등 다양한 업무가 공존하고 있습니다. 각 업무가 원활히 돌아가야만 기업 전체가 막힘없이 일을 진행할 수 있게 되겠죠. 이 중에서 가장 눈에 띄지 않지만 각 업무 파트를 받치고 조율해 나가는 중요한 역할을 하는 곳이 바로 총무입니다. 실제로 각 파트에서 협조가 필요한 경우 총무를 통해 진행을 하게 되고, 총무는 각 파트의 업무가 원활히 진행되도록 돕고 있죠. 이러한 총무가 어떤 일을 하는 곳인지 자세히 알아보겠습니다.

 

총무 파트의 업무

경영진 보좌 및 지원

임원급 직원에게는 비서가 배정되는 경우가 많죠. 바로 이 비서 역할을 하는 곳이 총무입니다. 총무는 경영진의 업무를 돕거나 대행하는 역할을 맡습니다. 여기서의 돕는다는 의미는 단순히 경영진의 지시를 받아 움직이는 일차원의 영역이 아닌, 능동적으로 경영 데이터를 정리하고 분석하는 것, 사내의 각종 규정과 서류를 정비하는 것 등 다른 업무를 진행함에 있어 도움이 될 수 있는 것들을 모두 포괄합니다.

 

부서 간 조율, 업무 지시 하달

자신들이 맡은 업무를 수행하다 보면 타 부서의 도움을 받아야 하는 협업 건이 발생하게 되죠. 하지만 무턱대고 타 부서에 가서 내 일을 도와달라고 하면, 좋게 도와줄 사람은 거의 없죠. 이를 중간에서 조율해 주는 총무의 역할이 여기에서 발휘됩니다. 상호 간의 업무 또는 이에 준하는 정보들을 공유하고 퍼뜨려주는 역할을 함으로써 업무가 효율적으로 이루어질 수 있도록 합니다.

 

또한 상위 경영진으로부터 업무 지시가 내려오는 경우가 가끔 있습니다. 각 부서의 책임자를 불러 이야기를 하는 경우도 있지만 그 대상이 많은 경우 총무 부서를 통해 구두 또는 문서 형태로 포괄적으로 전달을 지시하기도 합니다. 총무에서는 지시받은 내용을 잘 정리하여 이를 각 부서가 빼먹지 않고 잘 수행할 수 있도록 합니다.

 

사내활동 지원

사내의 워크숍, 표창 제도, 스포츠 활동, 창립 기념일 행사 등 사내에서 이루어지는 각종 행사를 계획하고 준비하는 것도 총무의 중요한 역할입니다. 행사를 준비하는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다. 일정 수립, 장소 섭외, 부서별 참여 협조, 물품 준비 등 각 요소가 어우러져 하나의 행사를 완성하는 것이기 때문이죠. 총무는 지속적인 행사의 진행을 시도하고 경험함으로써 더욱 원활히 추후 행사들이 이루어질 수 있도록 노력합니다.

 

자산관리와 구매

우리가 흔히 총무하면 떠올리는 이미지 중의 하나가 바로 이것이죠. 기업이 소유하고 있는 동산과 부동산을 관리하고 해당 법규를 확인하여 문제가 없도록 하는 것, 자재나 비품의 구매 계획을 수립하고 시행하는 것 등 기업에 소유하고 구매해야 할 필요가 있는 것들을 꼼꼼히 체크하여 낭비되는 일이 없도록 하는 것이 중요한 총무의 업무입니다.

 

총무 업무 분장

지금까지 소개한 총무 업무의 범위는 매우 넓은 편에 속합니다. 다른 부서와 달리 총무는 업무의 제약이 없다는 특징이 있는데요. 기업에서 그 동안 진행해 보지 않은 업무 건이 발생할 경우 세부적으로 업무를 각 부서에 분장하기 전까지는 대부분 총무에서 우선 담당하여 초기 진행을 하는 경우가 많습니다. 그래서 총무가 잘 돌아가지 않을 경우 업무의 시작이 이루어지지 않는 문제가 발생하기도 하죠. 게다가 총무는 이러한 업무를 포괄적으로 알아야 하기 때문에 법규에도 친숙해져야 합니다. 특히 공무와 관련된 부분이라면 더더욱 그렇죠. 총무가 쉬워 보이면서도 은근히 높은 벽이 있다고 느껴지는 부분이 바로 이 때문입니다.

 

아래에서는 총무 업무가 어떤 것들이 있는지 조금 더 자세히 소개해 드리려 합니다. 크게 자산 관리/구매, 사내활동 지원, 법률, 비서 업무, 업무 조율의 관점에서 나눠보았습니다.

 

# 자산 관리

자산 구매

작게는 사내에서 사용되는 비품과 소모품 등을 구매하는 것을 말하며, 더 넓게는 차량, 부동산 등의 구매까지 포함합니다. 자산의 구매는 철저한 계획을 토대로 이루어져야 하며, 무분별한 구매로 인해 낭비가 발생하지 않도록 그 필요성을 엄격히 따지고 분석하여 효과적인 구매가 이루어지도록 해야 합니다. 또한 구매 제품의 후보군이 여러가지일 경우 비교를 통해 더 적절한 대안이 없는지도 꼼꼼히 따져봐야 하겠습니다.

 

자산 재고 관리

구매 또는 수수한 자산의 상태를 수시로 점검하는 것을 말합니다. 차량의 경우 유류 비용은 얼마인지, 보험은 잘 가입되어 있는지, 기타 수리 또는 점검 비용이 발생할 여지는 없는지, 리스나 렌트일 경우 언제까지 유효한지 등을 따져봐야 합니다. 비품의 경우 기능을 잘 수행할 수 있는 상태인지, 재고가 부족한 부분은 없는지, 추가로 더 구매해야 하는 것은 없는지 등을 확인해 보는 것을 말합니다.

 

# 사내 활동 지원

워크숍, 사내 행사 준비

회사 내에서는 워크숍, 전시회 참가 및 참관, 직원 격려, 외부 업체 환영 행사 등 다양한 행사들이 매년 계획되고 이루어집니다. 이러한 행사를 잘 확인하여 적절한 시기와 규모로 행사가 개최되고 마무리될 수 있도록 준비해야 합니다. 당연히 이러한 활동에는 크고 작은 비용이 발생하고 인력도 필요하므로 필요한 부분을 미리 따져보는 계획도 필요합니다.

 

사내 소모임 지원

최근 워라벨이 대세가 되면서 사내에서 스포츠 활동, 문화 체험 활동 등 소모임을 지원하는 문화가 확산되고 있습니다. 적절한 업무와 휴식의 조화는 개인의 생산성을 높이고, 나아가 이는 회사의 이익으로 귀결됩니다. 회사는 이러한 소모임의 지원을 단순 돈 낭비가 아닌, 직원을 위한 투자의 개념으로 넓게 바라보는 시각을 보여줘야 하며, 이를 지원하는 것이 바로 총무의 역할이 되겠습니다.

 

# 법률

인감 관리

회사에는 법인인감과 사용인감이 존재하며, 계약을 비롯한 회사의 업무에 있어 필수적입니다. 인감을 찍는다는 것은 곧법적 효력이 발생한다는 것을 의미하므로, 인감의 사용은 반드시 필요한 곳에 한해 엄격하게 이루어져야 합니다. 이를 위해 법인인감과 인감 증명서를 총무 파트에서 관리하며, 사용인감의 경우 각 부서의 대표급 직원에게 주어 마찬가지로 대표자의 책임하에 적절히 사용될 수 있도록 해야 합니다. 또한 각 인감이 어디에 사용되었는지 문서로도 관리해야 합니다.

 

등기부등본 관리 / 변경

기업이 설립되고 지금까지 이어져온 역사가 바로 등기부등본이라 할 수 있죠. 등기부등본의 내용에는 발행된 주식 정보, 대표이사, 임원진, 감사의 변경 내역, 주소 변경 내역 등 중요한 정보들이 담겨 있습니다. 타 업체에서 등기부등본을 통해 업체를 판단하는 경우가 많고 계약 등의 진행에 있어 필수적으로 제출을 요구하는 경우가 대부분입니다. 따라서 법인 등기부등본에 대한 관리도 필요하겠습니다.

 

주주총회 개최, 이사회 의사록 관리

연 1회 법인에서는 주주총회를 개최하여 법인이 지난 해에 진행한 업무에 대한 연간 보고 및 향후 계획 보고 등을 받는 주주총회를 개최합니다. 법인의 주식을 1주라도 보유하고 있으면 주주총회에 참여할 자격이 주어지게 되며, 주주 총회는 주주들의 참석 여부와 무관하게 무조건 진행되어야 합니다. 주주총회에서 보고 및 논의된 내역은 의사록의 형태로 작성되어 보관해야 합니다.

 

정관, 취업규칙, 사규 등 관리

법인은 회사의 가장 으뜸이 되는 정관을 비롯하여 전체적인 틀을 잡아주는 취업규칙, 그리고 더욱 세부적으로 구성된 사규 등이 있습니다. 이러한 규정들은 법인 내에서 진행되는 업무에 대한 일종의 강제적 방향을 제시하게 됩니다. 징계와 상벌, 인사 규정, 구매, 문서 관리 등 회사에 필요한 필수 사항을 망라합니다. 총무에서는 각 규정을 작성 및 검토, 수정함으로써 헌법과 법률, 규칙 등에 위반되지 않는 선에서 직원들의 업무 방향성과 권한 등 모든 것을 규정합니다.

 

# 비서 업무

대표 및 임원진 응대

대표나 이사급 임직원에게는 보통 비서(실)가 배정되는데, 이는 임직원이 진행하는 업무를 돕는 역할을 수행합니다. 스케줄 관리나 자료 정리, 현황 보고 등 임원의 업무가 최대한 높은 효율로 발휘될 수 있도록 환경을 조성합니다.

 

방문 고객 응대

사내 또는 사외에서 방문객이 온 경우 가장 먼저 응대하는 것도 총무의 역할입니다. 미팅 일정 등을 확인받고 실제 담당자 또는 임원진 등에게 안내하게 됩니다. 출입문 등의 보안으로 인해 출입이 어려운 경우 앞서서 처리해 주는 역할도 담당하게 됩니다.

 

우편물 관리

회사에는 수많은 편지와 고지서, 택배 물품이 도착하게 됩니다. 이를 대표하여 수령하는 것이 총무의 역할입니다. 다만 이는 회사의 규모나 상황에 따라 약간씩 차이가 있는데, 대신 수령하여 모아주는 역할까지는 수행하지만, 수령한 우편물은 정해진 위치 또는 공간에 보관한 후 각 개인이 직접 와서 찾아가게 하는 것이 일반적입니다. 엄연히 택배나 우편물의 수령은 본인이 하는 것이 원칙이기 때문에, 어디까지나 임시로 잠시 맡아주는 것에 불과하다는 관점입니다.

 

# 업무 조율

파트간 업무 조율, 협업 유도

수많은 파트에서 발생하는 불평과 불만, 요청 사항이 전부 한 곳으로 모이게 되죠. 바로 총무 파트입니다. 개인 또는 파트 간에 직접 해결이 어려워 조율이 필요한 경우, 또는 새로 진행해야 할 업무가 두 개 이상의 파트와 연관되어 있어 조율이 필요한 경우 등에 총무 부서에서 나서 회의 등을 통해 업무를 분담하는 역할을 하게 됩니다. 

 

문서 관리

파트 간의 업무를 조율하는 것은 반드시 회의로만 이루어지는 것은 아닙니다. 규격화된 문서를 만들고 관리하는 것 역시 업무 조율의 중요한 부분을 차지합니다. 예를 들어 인원을 지원받아 진행해야 하는 업무의 경우 구두로 말하는 것보다 인원 협조에 대한 공문 양식을 제작하여 준비해 두면, 각 파트에서 이를 활용해 실제 공문으로 재작성하여 업무에 활용할 수 있게 되죠.

또한 여기서의 문서는 업무 분장에 대한 문서도 포함하는데요. 기업에서 수행하는 업무에 대해서 취업규칙이나 규정에 정의하는 것은 한계가 있습니다. 이를 업무 분장표 또는 매뉴얼 등으로 만들어 특정 업무를 어떤 파트에서 담당하여 맡게 되는지, 협업 진행을 해야 하는 업무는 어떤 것들이 있는지 등을 정리해두면 추후 총무팀이 직접 나서지 않아도 상호 간에 자유로운 협업 논의가 이루어질 수 있게 될 것입니다.

 

마치며

지금까지 총무 파트의 업무 분장에 대해 자세히 소개해 드렸습니다. 많은 기업에서 총무 파트에서 일할 인원을 채용 공고하고 있지만, 정작 어떠한 일을 총무 파트에서 담당하는 지에 대해서는 잘 알려주지 않고 있죠. 이는 인터넷에서 찾아봐도 마찬가지인 게, 말 그대로 다양한 업무를 한다는 포괄적인 설명만 있고 세부적인 부분에 대해서는 소개가 부족한 것이 사실입니다. 이번에 미약하나마 최대한 제 총무 경험을 살려 정리를 해 보았습니다. 앞으로 총무 / 인사 업무에 관련된 제 경험을 바탕으로 최대한 보시는 분들이 도움이 될 수 있도록 포스팅해 볼 생각입니다.