차량관리 기초 사항 점검 운행 보험 운전자관리

개인사업자 또는 법인사업자는 사업의 영위를 위해 차량을 구입하고 운전해야 하는 경우가 있습니다. 차량 역시 다른 자산 관리와 마찬가지로 구매부터 운용, 사용자(운전자) 관리, 보험 관리 등 비용과 교통법규 등 전반적인 측면을 고려하여 엄격히 관리되어야 하겠습니다. 이번에는 이러한 차량 관리의 의미, 대략적인 방법을 소개해 드리겠습니다.

 

회사 차량의 관리는 매우 중요합니다.

 

차량관리

사업을 위한 차량을 관리한다는 것은 차량의 구매, 운행 기록 관리, 주유 관리, 운전자 관리, 배차 관리, 사고 관리, 보험 관리 등 차량과 관련된 전반적인 부분을 모두 검토하고 관리해나가는 것을 말합니다. 대부분의 회사에서는 총무부서에서 차량관리 업무를 담당하게 되며, 기타 차량이 필요한 부서는 총무부서의 허가를 얻어 차량을 각 부서의 관리 하에 전용으로 사용하거나 필요한 때마다 배차받아 사용하게 됩니다.

 

1. 차량 구매

우선 차량이 있어야 운용도 하고 관리를 할 수 있겠죠? 차량을 보유하는 방법은 크게 3가지(직접 구매, 리스, 렌탈)로 나뉘며, 각각 장단점이 있으니 사용 목적과 회사의 상황 등을 종합하여 결정하시면 됩니다. 최근에는 이 중에서는 리스로 이용하는 경우가 제일 많은 것 같긴 합니다만, 사실 어느 것이 더 좋다고 확답드리긴 좀 애매하긴 합니다.

 

우선 직접 구매의 경우 회사에서 차량을 직접 보유하는 것을 말합니다. 당연히 초기 구매 비용을 비롯, 등록세, 취득세, 보험료, 자동차세, 기타 정비 비용 등 모든 것을 직접 내야 합니다. 이미 차를 보유하고 타고 다니시는 분들이라면 어느 정도 이해가 가실 거라 생각합니다. 관리가 약간 번거로운 측면이 있긴 하지만, 모든 것을 직접 다 관리하고 비용도 직접 지불하기 때문에 시간만 좀 투자한다면 비용을 가장 아낄 수 있는 방법은 분명합니다. 관리만 잘해서 타면 플러스로 더 절감되는 부분도 있겠죠.

 

저는 리스는 차량을 빌리는 것이라고 표현합니다. 리스는 차량만 빌리는 것이기 때문에 보험도 따로 가입해야 합니다. 물론 차를 직접 산 것은 아니기에 차량 관련 세금(자동차세, 취득세 등)을 따로 내지는 않습니다. 그리고 "하/허/호"로 불리는 렌탈 전용 차량 번호가 아닌, 일반 차량에 사용하는 차량 번호를 부여받게 됩니다. 대신 리스는 보통의 경우 운행 거리를 정하고 계약을 하게 되며, 해당 거리를 넘길 경우 추가 비용을 지불하게 됩니다.

 

반면 렌탈은 차량 서비스를 받는 것으로 표현하는데요. 서비스이기 때문에 조금 더 덜 신경 써도 되는 부분이 존재합니다. 일단 보험이 가입된 차량을 제공받기 때문에 따로 보험을 알아보지 않아도 됩니다. 당연히 차량 관련 세금도 내지 않죠. 운행 거리에도 특별히 제한은 없으며, 대신 "하/허/호" 번호판을 사용하게 됩니다. 우리들이 흔히 렌터카 회사에서 하루 이틀씩 빌리는 것에서 기간만 늘어난 것이라고 보면 됩니다. 렌탈료만 내면 나머지는 다 알아서 렌터카 회사에서 담당을 하는 것이니까요.

 

2. 운전자 관리

많은 회사들이 차량을 구입하고 운용하는 과정에서 차량에 대한 관심은 많이 가지고 있습니다. 구매, 정비, 감가상각, 비용처리 등에 대해서는 말이죠. 하지만, 정작 이 차량을 직접 운전하는 운전자에 대해서는 별 관심이 없는 경우가 많습니다. 예를 들면 차량의 구매 기록, 보험 관리, 정비 기록 관리 등은 제가 언급할 필요도 없을만큼 잘하는 반면, 차량 사용 기록 관리, 주유 관리는 잘 하지 않는 경우가 다수 있습니다.

 

차량을 언제 어떻게 사용하겠다는 계획 없이 갑작스러운 상황이 발생하여 차량을 급히 운전하여야 하는 경우는 분명 있습니다. 하지만 만약 그렇다면 사후에라도 보고를 하거나 운행에 대한 기록을 남기는 과정이 있어야 합니다. 차량은 단순한 소모품이 아닌 "자산"이기에 "자금"과 같이 취급해야 합니다. 회사 법인 카드로 5만 원을 사용한 건에 대한 영수 증빙은 잘 해오면서, 차량을 300km 운전한 일에 대해서는 금액으로 환산하면 5만 원이 훨씬 넘을만한 일임에도 전혀 관심이 없습니다. 사용자의 인식 개선이 분명히 필요한 부분입니다.

 

가장 효과적인 방법은 배차 요청을 받은 차량에 대해서만 배차를 하고 운행을 허가하는 것입니다. 날짜와 시간, 목적지, 사용 목적, 사용 차량 등을 포함한 배차 요청서를 제출받아 검토한 후 적합한 건에 대해서만 차량 운행을 허가하고 차량 열쇠를 주는 방식입니다. 그리고 이 때 운전자에게 차량 운전 일지를 함께 전달한 후, 운행이 끝났을 때 최종 목적지와 운행 거리 등을 적으라고 요청합니다. 마지막에 차량 열쇠를 반납받을 때 이 차량 운전 일지를 같이 제출하라고 하면 누락없이 운행 기록의 확인이 가능합니다. 총무 부서에서는 차량 운전 일지를 주 단위로 종합하여, 차량 운전 대장 등에 종합해 놓습니다.

 

이 차량 운전 일지를 받고 차량 운전 대장에 기록화하는 이유는 단순합니다. 회사의 자산을 어디에 얼마나 사용하였는지는 당연히 확인을 해야 하는 부분인 것이고, 이 서류들로 그 역할을 충분히 수행할 수 있기 때문이죠. 또한 혹여라도 사고나 운전 법규 위반에 의한 벌금이나 과태료가 나올 경우 운전 기록을 조회하여 그 책임을 부과할 수 있습니다.

 

운전 기록, 정비, 주유 등 모든 것을 점검해야 합니다.

 

3. 주유 관리

주유 관리는 의외로 단순하게 처리가 가능합니다. 특정 카드로만 주유를 하도록 하고, 영수증을 받아놓으면 되는데요. 운전자에게 결제 카드를 주면서 주유를 하게 하고, 영수증과 함꼐 카드를 돌려받으면서 어느 차량에 주유했는지를 기록해 놓으면 됩니다. 주유한 기록은 별도의 주유 관리 대장을 만들어도 되기는 하지만, 위에서 소개했던 차량 운전 대장에 같이 기록하는 방법을 추천합니다. 어차피 주유가 적정하게 이루어진 것인지에 대한 판단은 차량을 운전한 기록을 봐야 할 수 있기 때문이기도 하고, 굳이 서류를 여러 개 만들 이유는 없기 때문이죠. 차량 운전 대장 한쪽에 작은 칸을 만들어 주유가 발생했을 때 주유 일과 주유 금액, 차량 번호를 기록해 두면 완료됩니다. 이후 비용의 처리는 총무가 아닌 회계 부서에서 담당할 부분이기 때문에 총무 부서에서는 여기까지만 신경을 쓰면 됩니다.

 

4. 차량 정비

리스와 렌탈의 경우 차량 정비 서비스를 포함하는 옵션이 많이 보이는데요. 이 옵션에 가입할 경우 사고 정비가 아닌 일반적인 필수 소모품의 관리, 일정 주행 거리다 받아야 할 점검과 중요 부품의 교체를 받을 수 있습니다. 여기에서는 이러한 옵션을 사용하지 않고 직접 구매, 렌털, 리스 모두 회사에서 직접 수리 정비를 한다는 것을 전제로 설명드리겠습니다.

 

우리가 이용하는 차량은 일정 기간 또는 주행 거리에 따라 부품을 점검하고 필요한 경우 교체하도록 되어 있습니다. 이는 차량 구매시 받는 매뉴얼에 다 적혀있으니 참고해 주세요. 차량이 해당 조건에 도달한 경우 정비소를 찾아 점검을 받고 부품 교체를 받는 것이 좋습니다. 그리고 받은 점검 및 수리 정비의 내용을 견적서 또는 확인서 형태로 요청하여 보관하는 것이 좋으며, 별도의 점검 수리 대장을 만들어 기록해 둡니다. 차량 운전만큼이나 정비도 중요한 요소이기 때문이죠.

 

그리고 또 하나 추천드리고 싶은 것은, 되도록이면 차량 제조사가 운영하는 공식 수리센터를 찾는 방법입니다. 현대자동차의 블루핸즈와 같은 곳에 말이죠. 모든 공식 수리센터는 정비 수리 데이터를 시스템으로 공유하기 때문에 어떤 조치를 받았는지 담당 정비사가 확인할 수 있어 놓치는 부분 없이 더 꼼꼼하게 점검받을 수 있습니다. 사설 수리센터의 능력을 무시하는 것이 아니라, 이곳저곳에서 받는 것보다는 그래도 한 곳에서 관리 및 점검을 받는 것이 최소한 회사 차량을 관리하는 데는 유리하기 때문이라고 생각합니다.

 

 

마치며

지금까지 차량 관리에 대한 전반적인 내용을 살펴보았습니다. 회사의 차량은 앞서 말씀드린 대로 엄연한 "자산"입니다. 사용 원칙부터 실제 사용 단계, 사후 관리까지 모두 엄격하게 유지되어야 할 필요가 있는 대상이죠. 차량 구매 및 유지에 드는 비용이 몇 만원 선이라면 이렇게까지 강조하지도 않을 겁니다. 제조 회사의 생산, 검사 기계 등과 같은 중요 자산을 제외하면 일반적인 회사에서 차량보다 높은 자산가치를 지닌 물품도 드물기 때문에 더욱 강조할 수밖에 없습니다.

 

제가 몇몇 회사를 다녀보면서 차량 관리가 제대로 이루어지는 곳을 잘 보지 못했습니다. 중견기업을 넘어 대기업에서도 조차도 아무나 차량을 가져다 쓰고 별 기록도 남기지 않는 행태를 여러 번 보았습니다. 오래된 일도 아니고, 불과 5년도 안 된 일이니 더 이야기할 필요도 없죠. 상당히 귀찮은 일이라는 것은 인정합니다. 하지만, 회계 부서에서는 이보다 더 복잡한 자금에 대해서까지 단돈 1원도 놓치지 않기 위해 몇 날 며칠을 고생하고 있습니다. 쓸데없이 복잡하더라도 안 하는 것보다는 낫다는 마인드로 차분히 접근해 보시면 좋겠습니다.